1. Bevezetés

A UX Studio Zrt. (székhely: 1052 Budapest, Deák Ferenc tér 3. MEYER LEVINSON emelet,  cégjegyzékszám: 01-10-048628; továbbiakban, mint: „Társaság” vagy „foglalkoztató”) felismerte, hogy a szervezeten belüli visszaélések kiküszöbölése-, illetve a Társasággal foglalkoztatásra irányuló jogviszonyban álló foglalkoztatottak etikai-, munkahelyi moráljának maradéktalan megőrzése érdekében a 2023. évi XXV. törvény (a továbbiakban: „Panasztörvény”) rendelkezései alapján a teljes szervezetét érintő visszaélés – bejelentési rendszer létrehozatalára van szükség, mely rendszer kidolgozásával a Társaság eleget tesz a Panasztörvény 18. § szerinti kötelezettségének is.

A Társaság ezúton is törekszik arra, hogy szervezetrendszerében esetlegesen felmerülő anomáliákat mielőbb felismerje és a rendelkezésre álló jogszabályi eszköztár mentén azokat hatékonyan orvosolja, ezzel jogszerű működését tartósan biztosítva.

2. Értelmező Rendelkezések

2.1 Foglalkoztatásra irányuló jogviszony: minden olyan jogviszony, amelyben a foglalkoztatott a foglalkoztató részére és annak irányítása alatt ellenérték fejében tevékenységet végez, vagy önmaga foglalkoztatását végzi.

2.2 Foglalkoztató: aki természetes személyt foglalkoztatásra irányuló jogviszony keretében foglalkoztat.

2.3 Foglalkoztatott: az a természetes személy, aki a foglalkoztató számára és annak irányítása alatt foglalkoztatásra irányuló jogviszony keretében, ellenérték fejében tevékenységet végez, vagy önmaga foglalkoztatását végzi.

2.4 Belső visszaélés bejelentési rendszer működtetője: az a természetes személy, aki a panaszokat fogadni, rögzíteni és kivizsgálni köteles a jelen Szabályzat, illetve a Panasztörvény rendelkezéseinek figyelembevételével.

2.5 Belső visszaélés - bejelentési rendszer: az az egységes független rendszer, amely lehetővé teszi a foglalkoztatottak számára a fórum-, és a vonatkozó jogszabály szerinti eljárás biztosítását arra az esetre, ha a jogaik sérelmet szenvednek, és azok a 3.2. szabályzati pont hatálya alá tartoznak.

3. Szabályzat Célja

3.1 - A belső visszaélés-bejelentési rendszer létrehozatalának célja annak biztosítása, hogy rendelkezésre álljon a foglalkoztatottak számára egy, a Panasztörvény rendelkezéseinek megfelelő független fórum és eljárás arra az esetre, ha a vonatkozó jogszabályok a foglalkoztatott jogai sérelmet szenvednek.

3.2 - A belső visszaélés-bejelentési rendszerben jogellenes vagy jogellenesnek feltételezett cselekményre vagy mulasztásra, illetve egyéb visszaélésre vonatkozó információt lehet bejelenteni.

3.3 - A belső visszaélés –bejelentési rendszer működtetéséért a Társaságnál egy erre a célra kijelölt pártatlan személy a felelős, azaz a 2.4. szabályzati pontban rögzített személy.

4. Szabályzat Hatálya

4.1 - Jelen Szabályzat hatálya kiterjed a Társaság tisztségviselőire, valamennyi foglalkoztatottjára, továbbá mindazokra, akik a Panasztörvény értelmében a Társaság működése során tapasztalt jogellenes vagy jogellenesnek feltételezett cselekmény vagy mulasztás-, illetve egyéb visszaélésre vonatkozó információ bejelentésére jogosultak.

4.2 - A belső visszaélés-bejelentési rendszerben bejelentésre jogosult

4.2.1 - a foglalkoztató által foglalkoztatott,
4.2.2 - az a foglalkoztatott, akinek a foglalkoztatónál fennálló foglalkoztatásra irányuló jogviszonya megszűnt, és
4.2.3 - a foglalkoztatóval foglalkoztatásra irányuló jogviszonyt létesíteni kívánó olyan személy, aki esetében e jogviszony létesítésére vonatkozó eljárás megkezdődött.
4.2.4 - az egyéni vállalkozó, az egyéni cég, ha a foglalkoztatóval szerződéses kapcsolatban áll,
4.2.5 - a foglalkoztató tekintetében tulajdonosi részesedéssel rendelkező személy, valamint a foglalkoztató ügyviteli, ügyvezető, illetve felügyelő testületéhez tartozó személy, ideértve a nem ügyvezető tagot is,
4.2.6 - a foglalkoztatóval szerződéses kapcsolat létesítésére vonatkozó eljárást megkezdett, szerződéses kapcsolatban álló vagy szerződéses kapcsolatban állt vállalkozó, alvállalkozó, beszállító, illetve megbízott felügyelete és irányítása alatt álló személy,
4.2.7 - a foglalkoztatónál tevékenységet végző gyakornok és önkéntes,
4.2.8 - a foglalkoztatóval a 4.2.1., 4.2.2. vagy 4.2.4. okirati pont szerinti jogviszonyt vagy szerződéses kapcsolatot létesíteni kívánó olyan személy, aki esetében e jogviszony vagy szerződéses kapcsolat létesítésére vonatkozó eljárás megkezdődött, és
4.2.9 - az a személy, akinek a 4.2.1., 4.2.2. vagy 4.2.4. pont szerinti jogviszonya vagy szerződéses kapcsolata a foglalkoztatóval megszűnt.

(továbbiakban: bejelentés tételére jogosult/bejelentő)

4.3 - A Szabályzat hatálya nem terjed ki mindazon panaszok és bejelentések fogadására és kivizsgálására, amelyek vonatkozásában más, jogszabály szerint kijelölt szerv jogosult és köteles eljárni (például: illetékes bíróság, rendőrség). Az ilyen panaszokat a belső visszaélés bejelentési rendszer működtetője továbbítani köteles.

4.4 - Jelen Szabályzat 2023. 12. 01. napjával lép hatályba.

5. A Bejelentés Menete

5.1 - A bejelentő a bejelentést írásban teheti meg.
‍
Az írásbeli bejelentést visszaelesbejelentes@uxstudioteam.com e-mail címen, postai úton pedig az alábbi címen:UX Studio Zrt. – 1052 Budapest, Deák Ferenc tér 3. MEYER LEVINSON emelet

6. A Bejelentés Vizsgálata

6.1 - A belső visszaélés-bejelentési rendszer működtetője a belső visszaélés-bejelentési rendszerben tett írásbeli bejelentés kézhezvételétől számított hét napon belül a bejelentés megtételéről visszaigazolást küld a bejelentő számára. A visszaigazolás keretében a bejelentő részére általános tájékoztatást kell nyújtani a Panasztörvény szerinti eljárási és adatkezelési szabályokról.

6.2 - A belső visszaélés-bejelentési rendszer működtetője a bejelentésben foglaltakat a körülmények által lehetővé tett legrövidebb időn belül, de legfeljebb a bejelentés beérkezésétől számított harminc napon belül kivizsgálja. Jelen határidőt különösen indokolt esetben, a bejelentő egyidejű tájékoztatása mellett lehet meghosszabbítani. A bejelentőt ebben az esetben a kivizsgálás várható időpontjáról és a kivizsgálás meghosszabbítása indokairól kell tájékoztatni. A bejelentés kivizsgálásának határideje a meghosszabbítás esetén sem haladhatja meg a három hónapot.

7. Vizsgálat Alapján Tett Intézkedések

7.1 - A bejelentés kivizsgálása során a belső visszaélés-bejelentési rendszer működtetője kapcsolatot tart a bejelentővel, ennek keretében a bejelentés kiegészítésére, pontosítására, a tényállás tisztázására, valamint további információk rendelkezésre bocsátására hívhatja fel a bejelentőt.

7.2 - A bejelentés kivizsgálása mellőzhető, ha

7.2.1 - a bejelentést azonosíthatatlan bejelentő tette meg,
7.2.2 - a bejelentést nem a jelen Szabályzat szerint erre jogosult személy tette meg,
7.2.3 - a bejelentés ugyanazon bejelentő által tett ismételt, a korábbi bejelentéssel azonos tartalmú bejelentés, illetve
7.2.4 - a közérdek vagy a nyomós magánérdek sérelme a bejelentésben érintett természetes személy, illetve jogi személy (a továbbiakban együtt: bejelentésben érintett személy) jogainak a bejelentés kivizsgálásából eredő korlátozásával nem állna arányban.

7.3 - A belső visszaélés-bejelentési rendszer működtetője a bejelentés kivizsgálásáról vagy annak mellőzéséről és a mellőzés indokáról, a bejelentés kivizsgálásának az eredményéről, a megtett vagy tervezett intézkedésekről a bejelentőt írásban tájékoztatja. Az írásbeli tájékoztatás mellőzhető, ha a belső visszaélés-bejelentési rendszer működtetője a bejelentőt szóban tájékoztatta, aki a szóbeli tájékoztatást tudomásul vette.

7.4 - A belső visszaélés-bejelentési rendszer működtetője igény esetén világos információt nyújt a jelen Szabályzatban foglalt rendszer működésére vonatkozóan.

8. Adatkezelési Rendelkezések

8.1 - A belső visszaélés-bejelentési rendszer keretei között

- a bejelentőnek,
- annak a személynek, akinek a magatartása vagy mulasztása a bejelentésre okot adott, és
- annak a személynek, aki a bejelentésben foglaltakról érdemi információval rendelkezhet,
‍
a bejelentés kivizsgálásához elengedhetetlenül szükséges személyes adatai kizárólag a bejelentés kivizsgálása és a bejelentés tárgyát képező magatartás orvoslása vagy megszüntetése céljából kezelhetők. A bejelentő személyazonosságát a belső visszaélés-bejelentési rendszer működtetője a vizsgálat valamennyi szakaszában bizalmasan kezeli és biztosítja a bejelentő személyes adatai kezelésére vonatkozó jogszabályi előírások betartását, figyelemmel a Társaság Belső adatkezelési és adatvédelmi tájékoztatójában foglaltakra.

8.2 - A belső visszaélés-bejelentési rendszer keretei között kezelt adatok közül haladéktalanul törlésre kerülnek a VIII.1. okirati pont hatálya alá nem tartozó személyes adatok.

8.3 - Ha a bejelentés természetes személyre vonatkozik, az e természetes személyt megillető, a személyes adatok védelmére vonatkozó előírások szerinti, a tájékoztatáshoz és hozzáféréshez való joga gyakorlása során a bejelentő személyes adatai nem tehetők megismerhetővé a tájékoztatást kérő személy számára.

8.4 - A belső visszaélés-bejelentési rendszert úgy kell kialakítani, hogy a személyazonosságát felfedő bejelentő, valamint a bejelentésben érintett személy személyes adatait az erre jogosultakon kívül más ne ismerhesse meg. A bejelentést kivizsgáló személy a vizsgálat lezárásáig vagy a vizsgálat eredményeképpen történő formális felelősségre vonás kezdeményezéséig a bejelentés tartalmára és a bejelentésben érintett személyre vonatkozó információkat – a bejelentésben érintett személy tájékoztatásán túl – a foglalkoztató más szervezeti egységével, munkatársával a vizsgálat lefolytatásához feltétlenül szükséges mértékben oszthatja meg.

8.5 - A bejelentésben érintett személyt a vizsgálat megkezdésekor részletesen tájékoztatni kell a bejelentésről, a személyes adatai védelmével kapcsolatban őt megillető jogairól, valamint az adatai kezelésére vonatkozó szabályokról. A tisztességes eljárás követelményének megfelelően biztosítani kell, hogy a bejelentésben érintett személy a bejelentéssel kapcsolatos álláspontját jogi képviselője útján is kifejtse, és azt bizonyítékokkal támassza alá. A bejelentésben érintett személy tájékoztatására kivételesen, indokolt esetben később is sor kerülhet, ha az azonnali tájékoztatás meghiúsítaná a bejelentés kivizsgálását.

8.6 - A Társaság adatkezelésére egyebekben a Társaság Belső Adatvédelmi és Adatkezelési szabályzatában foglaltak irányadók.

9. Záró Rendelkezések

A jelen szabályzatban nem szabályozott kérdésekben a 2023. évi XXV. törvény rendelkezései az irányadók.